Kualitas hubungan bisnis dengan publik, pelanggan, pemasok, dan investor dapat berdampak besar pada kinerjanya. Untuk menciptakan dan menjaga hubungan baik ini, peran dan tugas relationship officer sangat dibutuhkan.
Relationship officer bertanggung jawab untuk memelihara hubungan bisnis yang positif dengan para pemangku kepentingan ini dan lainnya. Para profesional ini bekerja di berbagai bidang, mulai dari kesehatan, sistem pendidikan, hingga lembaga pemerintah.
Akan tetapi di Indonesia, peran seorang relationship officer lebih banyak dibutuhkan oleh lembaga keuangan seperti bank. Lantas, apa saja job desk relationship officer? Ini dia penjelasannya!
5 Tugas Utama Relationship Officer
Peran utama relationship officer adalah menghadapi Klien. Relationship officer bertanggung jawab menjaga kualitas interaksi dengan pelanggan tingkat pertama. Mereka bertanggung jawab untuk menciptakan hubungan klien baru serta memperdalam hubungan kami dengan klien yang sudah ada dengan menawarkan produk keuangan lainnya.
1. Meningkatkan Humas atau Public Relation
Public relation menjadi fokus utama dari job desk seorang relationship officer. Dalam hal meningkatkan humas, tugas dari relationship officer bisa jadi bervariasi sesuai dengan kondisi tertentu.
Misalnya, relationship officer berkonsentrasi pada job desk untuk membina hubungan dengan anggota media, komunitas terdekat, dan masyarakat pada umumnya. Anggaplah sebuah komunitas mengemukakan atau menunjukkan tanda-tanda kekhawatiran tentang proyek pengembangan komunitas yang dilakukan oleh bank.
Dalam kasus ini, relationship officer bertanggung jawab mengeluarkan siaran pers yang merinci rencana perusahaan untuk memberikan lebih banyak sumber daya untuk meningkatkan masyarakat. Agar sukses menjalankan peran ini, relationship officer harus memiliki kemampuan public speaking yang bagus, serta punya rasa percaya diri dan empati yang tinggi.
2. Memahami Kesulitan dan Kebutuhan Pelanggan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa tugas utama seorang relationship officer adalah meningkatkan hubungan dengan pelanggan. Salah satunya adalah dengan memahami kebutuhan dan kesulitan yang mereka alami.
Misalnya, ketika pelanggan memiliki keluhan tentang layanan after-sales support perusahaan yang ribet atau sering error, relationship officer bertanggung jawab menyelidiki masalah tersebut secepat mungkin. Dari informasi dan data yang diperoleh, relationship officer kemudian bertanggung jawab memberitahu pelanggan tentang langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk memperbaiki kualitas layanan tersebut.
Untuk berkomunikasi dengan pelanggan, relationship officer bisa menggunakan beberapa cara seperti telepon, mengirimkan email, atau berinteraksi dengan pelanggan yang datang ke kantor secara langsung.
3. Menjaga Hubungan Positif dengan Pemasok
Bagi perusahaan, menjaga hubungan yang positif dengan pemasok yang sudah mereka percaya sangatlah penting. Dan di sinilah tugas relationship officer dibutuhkan. Dalam hal ini, relationship officer bisa bekerja sama dengan departemen keuangan untuk memastikan pemasok dibayar tepat waktu.
Hubungan pemasok yang positif dapat membantu memastikan pengiriman barang dan jasa yang efisien, yang membantu perusahaan menyediakan layanan dengan lancar dan tanpa gangguan kepada pelanggan.
4. Meningkatkan Hubungan dengan Investor
Selain customer relationship officer dan business relationship officer, ada juga investor relationship officer (IRO) yang khusus bertugas meningkatkan hubungan dengan investor. IRO bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan laporan investasi secara konsisten kepada komunitas investasi.
Selain itu, IRO juga bertanggung jawab untuk memantau dan menyampaikan kepada manajemen terkait pendapat komunitas investasi mengenai kinerja perusahaan. Untuk memenuhi tanggung jawab ini, IRO terlibat dalam perumusan dan penyampaian informasi kepada pihak luar, serta menangani pertanyaan dari anggota komunitas investasi.
Dalam hal ini, IRO bisa melakukan berbagai cara seperti membuat presentasi, mengadakan event, menyelenggarakan konferensi, atau pertemuan investor. Tujuannya adalah untuk memperoleh feedback dari pihak manajemen maupun investor tentang kinerja keuangan perusahaan.
5. Berkoordinasi dengan Departemen Lainnya
Tugas relationship officer tidak hanya melulu menghadapi pihak luar seperti pelanggan, pemasok, dan investor, melainkan juga berkoordinasi dengan divisi lainnya dalam perusahaan. Misalnya, relationship officer perlu bekerjasama dengan tim pemasaran untuk merencanakan kegiatan promosi produk dan layanan perusahaan serta aktivasi mingguan.
Relationship officer juga perlu berkoordinasi dengan pihak manajemen supaya bisa memantau laporan analisis kinerja perusahaan.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa tugas relationship officer secara garis besar adalah menjalin hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan. Agar bisa menjalankan tugas ini dengan baik, kamu harus meng-upgrade diri kamu dengan skill yang harus dimiliki oleh relationship officer.
Di antaranya ada public speaking, skill dasar software komputer, kemampuan analisa, percaya diri, serta bisa menjaga attitude yang baik.
